Kansainväliset etäkokoukset – aikavyöhykkeet haasteena

Katselin Yle:n A-studiota 31.8. ja mietin samalla mikä olisi mielenkiintoinen blogin aihe näin syyskuun alkaessa. Koko päivän oli ollut esillä uutinen koronavilkusta, joka oli juuri julkaistu. Toivoin löytävänä jonkun muun aiheen. Koronasta on ihan riittävästi muutenkin jo kirjoituksia.

A-studiossa yhtenä aiheena oli virkamatkat ja siitä tuli mieleeni käsitellä etäpalavereja, jotka ovat viime aikoina lisääntyneet. Pienten työyhteisöjen sisällä etäpalavereja on todennäköisesti aika helppo järjestää. Monesti kaikilla on samat ohjelmistot laitteissaan ja sama aikavyöhyke, mutta mitä enemmän mukaan tulee eri organisaatioita sitä enemmän voi tulla haasteita.

Itse olen muutaman kerran osallistunut CIGRE:n työryhmän etäkokoukseen, jossa osallistujia oli Australiasta, Aasiasta, Amerikasta ja Euroopasta. Kokouksen kellonaika oli suunniteltu mahdollisimman optimaalisesti. Suomen aikaan kokous oli iltapäivällä. Ymmärsin niin, että se oli paras mahdollinen aika Australian ja Amerikan näkökulmasta. Yllättävän hyvin kokous onnistui ja ääni kuului ympäri maapalloa. Tietenkin myös videokuva niiltä, joilla oli kamera päällä. Itse osallistuin kännykällä kokoukseen. Kokouksen esittäytymiskierroksella oli mukava seurata miten liikuttiin ympäri maapalloa.

Jos verrataan tällaista etäkokousta perinteiseen kokoukseen, niin ainakin tämä eri aikavyöhykkeillä oleminen vaikutti kokouksen kestoon. Perinteisessä kokouksessa kaikki ovat samalla aikavyöhykkeellä, mutta etänä näin ei ole. CIGRE:n työryhmän osalta nämä etäkokoukset ovat olleet perinteisiä lyhyempiä, mutta muuten asioita on käsitelty perinteisesti.

Olen mukana myös COST-hankkeessa “CA17115 – European network for advancing Electromagnetic hyperthermic medical technologies”. Tämä hanke järjesti etänä seminaarinsa koronan tähden. Koska COST-hankkeissa on lähinnä eurooppalaisia tahoja mukana, niin kellonajan kanssa ei ollut samanlaisia haasteita mitä CIGRE:n työryhmän kokouksessa. Ihan hyvin tämä etäseminaari sujui, mutta se oli lyhyempi kuin yleensä COST –seminaarit ovat. Ehkä itse seurasin tilaisuutta perinteistä seminaaria intensiivisemmin.

Yritin löytää tähän blogiin myös vertailuja erilaisista etäpalaveriohjelmistoista, mutta en löytänyt oikein hyvää linkkiä. Näitä ohjelmistoja on erilaisia. Huoltovarmuuskeskuksen sivulta löysin raportin ”Ohjeita turvallisten etätyövälineiden valintaan”. Yle:n sivulta löytyi artikkeli ”Digitreenit: Etäpalaveri verkossa? Eri työkalut sopivat eri tarkoituksiin”. Näistä voi löytää jonkinlaisia vinkkejä aiheesta.

Itselläni on sellainen käsitys, että osallistuminen erilaisilla ohjelmilla järjestettäviin etäkokoukseen on aika yksikertaista. Mikäli alkaa kokouksia itse järjestää, niin kannattaa tutustua tarkemmin aiheeseen ja erilaisiin ohjelmistoihin.

Mukavaa syyskuuta kaikille!

Sorry, comments are closed for this post.